Proses Perencanaan.

MAKALAH MANAJEMEN

TENTANG PROSES PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN

D

I

S

U

S

U

N

OLEH:

NAMA          : Ade Sri Wulan Pane                            

NIM              : 1530100006            

SEM/JUR     : KPI/ V(LIMA)

Dosen pengampuh:

Hasbi Ansori Hasibuan,M.M

FAKULTAS DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI

PADANGSIDIMPUAN

T.A. 2017/2018

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatu...

 Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah  ini dengan judul “Proses Perencanaan”,serta tak lupa pula saya haturkan shalawat serta salam kepada junjungan Nabi kita Muhammad SAW yang telah membawa kita dari zaman jahilia, dari zaman kebodohan menuju zaman yang sekarang ini yakni zaman yang penuh dengan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Makalah ini di persiapkan dan di susun untuk memenuhi tugas kuliah serta menambah wawasan dan ilmu pengetahuan, di dalam makalah ini saya menyadari bahwa penulisanya masih sangat sederhana dan jauh dari kesempurnaan. Namun, besar harapan saya semoga makalah yang disusun ini bisa bermanfaat. Saya selaku penulis makalah ini dapat terselesaikan atas usaha keras saya dan bantuan rekan-rekan dalam diskusi untuk mengisi kekuranganya.

Dalam pembuatan makalah ini saya sangat menyadari bahwa baik dalam penyampaian maupun penulisan masih banyak kekurangannya untuk itu saran dan kritik dari berbagai pihak sangat saya harapkan untuk penunjang dalam pembuatan makalah saya berikutnya.

 Wassalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh...

   Padangsidimpuan, 08 September 2017

     Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................  i

DAFTAR ISI......................................................................................................................  ii

BAB I PENDAHULUAN...................................................................................................  1

         A. Latar Belakang...................................................................................................... 1

         B. Rumusan Masalah................................................................................................. 2

         C. Tujuan..................................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN.....................................................................................................  3

        A. Pengertiananaan  Proses Perencanan...................................................................  3

        B. Tujuan dan Tugas Perencanaan............................................................................  5

        C. Proses Penyusun Perencanaan............................................................................... 6

        D. Tipe-tipe Perencanaan............................................................................................ 6

        E. Hubungan Perencanaan dengan fungsi Manajemen............................................ 6

        D. Hambatan dalam proses perencanaan................................................................... 7

        G. Persepktif Perencanaan........................................................................................... 8

        H. Alasan-alasan perlunya perencanaan..................................................................... 8

BAB III PENUTUP...............................................................................................................  9

   A. Kesimpulan............................................................................................................... 9

   B. Saran.......................................................................................................................... 9

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................... 10

BAB 1

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, rekrutment karyawan baru, program penjualan, produksi baru, maupun perencanaan anggaran. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi bagi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan. Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, prencanaan harus lebih mengandalkan prosedur rasional dan sistematis yang bukan hanya pada dugaan (firasat).

Dalam Manajemen, perencanaan adalah suatu proses mendefinisikan tujuan organisasi, dan membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, serta mengembangkan rencana aktifitas kerja organisasi. Maka, dari itu saya akan menjelaskan tentang perencaaan dalam suatu manajemen dalam makalah ini.

B.     RUMUSAN MASALAH

Dari uraikan latar belakang diatas dapat ditarik beberapa rumusan masalah, sebagai berikut:

1. Apa pengertian perencanaan?

2. Apa saja tujuan, tugas dan tipe-tipe perencanaan?

3. Apa saja hambatan yang ada dalam perencaaan dan cara mengatasinya ?

C.    TUJUAN

Sesuai dengan rumusan masalah diatas, penulisan ini bertujuan untuk menginformasikan dan menjelaskan tentang proses perencanaan dalam Manajemen serta menjelaskan rumusan masalah diatas. Secara khusus makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen serta menginformasikan wawasan dan pengetahuan ke teman-teman jurusan kpi semester lima.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Proses Perencanaan.

Perencanaan terjadi disemua tipe kegiatan, sebelum manajer dapat mengorganisasikan, mengarahkan, atau mengawasi mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan, menejer memutuskan, “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukan”. Jadi, pencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi diwaktu yang akan datang dalam maa perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada rencana dibuat. Berbagai pertanggung jawabkan dalam perencanaan tergantug pada besarnya dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer.

Proses perencanaan memiliki banyak arti dan luas, sehingga banyak orang memberikan pemahaman yang berbeda-beda tergantung dari bidang mereka kaji dan amati dalam perencanaan. Namun, perencanaan diartikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran. Yang lebih jelasnya perencanaan memiliki arti yang sangat luas sebagai berikut:

1.        Proses yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang ditetapkan.

2.        Penetapan tujuan dan sasaran yaitu menetapkan kearah mana tujuan itu dilakukan dan dilakukan dalam waktu panjang dan waktu pendek.

3.        Pemilihan tindakan yaitu organisasi harus lebih memilah dan memilih cara ataupun tindakan yang harus dilakukan agar lebih efektif.

4.        Mengkaji cara yng terbaik yaitu rencana kedua setelah tahap ketiga tidak berjalan dengan baik, agar mencapai tujuannya.

5.        Tujuan adalah hasil akhir atau sasaran dari semua tahapan berdasarkan kualitatif dan kuantatif suatu perencanaan yang baik pula.

Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik kesimpulan tentang perencanaan yaitu:

“Perencanaan adalah proses pemilihan dan penetapan tujuan, strategi, metode, anggaran dan standar tolah ukur keberhasilan suatu kegiatan untuk  ditetapkan suatu keputusan tentang suatu pekerjaan yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan siapa yang melakukannya ”. 

Pengertian ini menunjukan bahwa perencanaan merupakan proses ataupun rangkaian beberapa kegiatan yang saling berhubungan dalam memilih salah satu diantara beberapa alternatif  tentang tujuan yang dilakukan sebuah organisasi/perusahaan. Kemudian memilih strategi dan metode untuk mecapai tujuan tersebut. Dilanjutkan juga dangan menetapkan anggaran untuk melaksanakan strategi dan metode tersebut, diiringi dengan memilih dan menetapkan kriteria tolak ukur untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuannya dengan mengimplementasikan strategi yang telah dipilih sebelumnya. [1]

Beberapa pendapat tentang pengertian perencanaan sebagai berikut:

l  Husein Umar: perencanaan merupakan kegiatan ataupun proses membuat rencana yang kelak dipakai perusahaan dalam rangka melaksanakan pencapaian tujuan.

l  Garth N. Jone: perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tujuan.

l  M. Farland: perencanaan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan menggunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah dari pada wewenangnya.

l  Handoko:  perencanaan adalah pemilihan (penetapan) tujuan organisasi, penentu strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

B. Tujuan, Manfaat, Unsur dan Tugas Perencanaan.

Adapun tujuan perencanaan menurut Stephen Robbins dan Mary Coulter sebagai berikut:

1.        Untuk memberikan pengarahan baik untuk manager maupun karyawan non manajerial.

2.        Untuk mengurangi ketidakpastian.

3.        Untuk mengontrol keuangan.

4.        Menengahi penggunaan sumber daya manusia lebih efisien

5.        Pengawai lebih berkembang dan merasa puas.

6.        Pengawai lebih mempunyai kesempatan yang sama dalam perencanaan pengembangan

7.        Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan peencanaannya.

8.        Mengetahui kapan pelaksanaannya dan selesainya suatu kegiatan.

9.        Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasi).

10.    Bersistematis.

11.    Medeteksi hambatan,

12.    Menyeserasian dan memadukan beberapa sukegiatan.

           

Adapun tugas dari perencanaan sebagai berikut:

1.     Tugas Persiapan

2.     Tugas Prediktif

3.     Tugas Kontrol

Adapun manfaat dari perencanaan sebagai berikut:

1.        Standar pelaksaan dan pengawasan.

2.        Pemilihan beberapa alternatif terbaik.

3.        Penyusun skala prioritas, baik sasaran, maupun kegiatan.

4.        Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

5.        Membantu manager menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

6.        Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

7.        Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

8.        Meningkatkan kinerja. 

Adapun unsur-unsur dari perencanaan sebagai berikut:

1. Sejumlah kegiatan yang sudah diterapkan sebelumnya.

2. Adanya proses

3. Hasil yang ingin dicapai.

4. Menyangkut masa depan tertentu.

C. Proses Penyusunan dan Tahapan dalam Perencanaan.

Proses Penyusunan daalam perencanan adalah:

1.      Merumuskan misi dan tujuan

2.      Memahami kodisi atau keadaan saat ini.

3.      Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan.

4.      Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan.

Tahapan dalam Perencanaan adalah:

1.        Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan: perencanaa dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.

2.        Merumuskan keadaan saat ini.

3.        Mengidentifikasikan segala kebutuhan dan hambatan.

4.        Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencampaian tujuan.[2]

D.  Tipe-tipe/ruang lingkup Perencanaan.

Pengklafikasian perencanaan telah banyak dilakukan oleh para ahli. Apapun bentuk pengklafikasian itu perencanaan jelas saling terkait antara satu jenis perencanaan lainnya sebagai berikut:

a. Perencanaan berdasarkan jangkauan dibagi dua, yaitu:

1.  Rencana Strategik adalah rencana yang diterapkan oleh organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi. Rencana ini sering disebut rencana yang menggambarkan pengalokasian sumber daya, prioritas dan langkah-langkah yang dilakukan untuk mencapai tujuan.

2.  Rencana Operasional adalah rencana yang meliputi area operasional tertentu dari sebuan organisasi.

b. Perencanaan berdasarkan kerangka waktu.

1.Rencana jangka panjang adalah rencana yang memiliki jangka waktu lebih dari tiga tahun.

2.Rencana jangka pendek adalah rencan dari jangka waktu kurang dari satu tahun.

c. Perencanaan berdasarkan spesifisitas terdiri dari dua yaitu:

1. Rencana spesific adalah jelas dan tidak memberikan ruang bagi interprestasi.

 2.Rencana fleksibel adalah panduan umum, memberikan fokus tapi tidak membatasi manager pada tujuan spesifikasi atau serangkai tindakan.

d. Perencanaan berdasarkan Frkuensi penggunaan dibagi dua yaitu:

1. Rencana sekali pakai adalah rencana satu kali yang secara spesifik untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik.

2. Rencana siaga adalah rencana berkelanjutan yang memberikan panduan untuk  aktivitas yang dilakukan.

E.  Hubungan perencaan dengan fungsi manajemen.

Fungsi perencanaan dengan fungsi manajemen saling keterkatian dan saling ketergantungan berinteraksi sebagai berikut:

l  Pengorganisasian dan penyusun personalia.

l  Pengarahan

l  Pengawasan[3]

F. Hambatan dalam proses perencanaan .

1. Hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan.

Sering kali menjadi hambatan dari manajer dalam pengembangan da perencanaan seperti: a. penolakan dari dalam diri perencanaan terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya, karena keengganan melepaskan tujuan alternatif, ketakutan akan kegagalan, minimnya terhadap organisasi, dan kurangnya percaya diri.

b. Keengganan yang lazim dari para anggota untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan karena ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan, keengganan untuk melepas keuntungan yang ada, dan kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

Cara mengatasi hambatan tersebut sebagai berikut:

1. Pemahaman maksud tujuan dan rencana

Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektifitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.

2. Komuikasi dan partisipasi

Setiap orang yang terlibat dalam organisasi harus memiliki komunikasi dan partisipasi dalam menetapan ide, usulan, pikiran maupun saran untuk proses perencanaan agar tujuan dari organisasi tercapai.

3.Revisi dan pembaharuan

Setiap  anggota dan manajer berkerja sama dalam membangun suatu organisasi dengan mengikuti zaman, yang sering dilakukan oleh perusahaan lain tetapi tidak kehilangan jati diri dari organisasi tersebut.

4. Sistem penghargaan yang efektif.

Manajer memberikan pnghargaan bagi anggota yang sudah berusaha keras dan ekerja keras dalam mencapai tujuan dari organisasi agar anggota senang dan memberikan penghargaan dan manamah rasa percaya diri.

G. Persepktif Perencanaan

Bailey dan Johnson membagi perencanaan atas enam persepktif yaitu:

1.        Perencanaan

2.        Logical incremental adalah mempertimbangkan organisasi sebagai sistem siklik.

3.        The political adalah strategi tawar menawar.

4.        The culture adalah strategi sejarah masa lampau.

5.        The visionary adalah startegi masa depan.

6.        The natural selection adalah starategi faktor-faktor lingkungan yang menghambat strategi.

H. Alasan-alasan perlunya perencanaan.

Adapun alasan diperlunya perencenaan dalam organisai adalah:

1.        Protective benefits adalah pengurangan terjadinya kesalahan dalam perencanaan untuk organisasi.

2.        Positive benefits adalah meningkatan sukses dalam pencapaian tujuan organisasi.

BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen. Terutama dalam menghadapi ligkungan eksternal yang beruah dinamis, dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur, rasional dan sistematis.

Yang lebih jelasnya perencanaan memiliki arti yang sangat luas sebagai berikut:

6.        Proses yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang ditetapkan.

7.        Penetapan tujuan dan sasaran yaitu menetapkan kearah mana tujuan itu dilakukan dan dilakukan dalam waktu panjang dan waktu pendek.

8.        Pemilihan tindakan yaitu organisasi harus lebih memilah dan memilih cara ataupun tindakan yang harus dilakukan agar lebih efektif.

9.        Mengkaji cara yng terbaik yaitu rencana kedua setelah tahap ketiga tidak berjalan dengan baik, agar mencapai tujuannya.

10.    Tujuan adalah hasil akhir atau sasaran dari semua tahapan berdasarkan kualitatif dan kuantatif suatu perencanaan yang baik pula.

Perencanaan di Indonesia diawali saat Presiden Soekarno membetuk Panitia Pemikir Siasat Ekonomi yang diketahui Drs. Muhammad Hatta pada tahun 1947. Panitia ini menghasilkan Dasar Pokok Plan yang mengatur ekonomi Indonesia tapi lebih dikhususkan dalam Perencanaan dalam Pendidikan.

B.          SARAN

Demikianlah yang dapat saya sampaikan, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan. Semoga dapat bermanfaat bagi pembaca apabila ada saran maupun kritik yang ingin disampaikan pada saya silahkan sampaikan kepada saya. Apabila ada kesalahan saya mohon maaf dan dimaklumi, karena saya adalah manusia dan hamba Allah yang tidak luput dari kekurangan maupun kesalahan.

DAFTAR PUSTAKA

 Usman Husaini ,2013, Manajemen, Jakarta: PT Bumi Aksara.

Handoko T. Hani, Manajemen, Yongyakarta: Universitas Gadja Mada.

 Mery Coulte Stephen P. Robbins.  2009, Manajemen,Jakarta: PT Indeks.

---

[1] Husaini Usman, Manajemen, (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2013), hlm ,74-81

[2] T. Hani Handoko, Manajemen, (Yongyakarta: Universitas Gadja Mada) hlm.77-105

[3] Stephen P. Robbins/ Mery Coulter, Manajemen,(Jakarta: PT Indeks, 2009), hlm. 191-247